Автоматизация бизнес-процессов с помощью технологии SharePoint

Доброго дня суток!

Каждая компания в своем роде уникальна. Уникальность может проявляться в различных аспектах деятельности компании: в предоставляемых услугах/товарах, в структуре, в сотрудниках, в клиентах и т.д. В данной статье я хочу затронуть тему уникальности бизнес-процессов, которые выстраиваются в компании, и которые компании пытаюсь тем или иным способом упростить / усложнить. Сейчас на рынке ИТ существует много различных решений, которые могут помочь компаниям автоматизировать тот или иной бизнес-процесс. Самым популярным и очевидным продуктом от Microsoft является, конечно же, Microsoft SharePoint Server 2010.

В данной статье я на примере нескольких типовых несложных процессов покажу, каким образом их можно автоматизировать с помощью SharePoint Server 2010 и главное какая польза от этого бизнесу. Пойду от очень банального процесса «заказа визиток» до более сложного «автоматизация процесса закупок».

Очевидно, что вообще в целом процессов очень большое множество, и каждый достоин отдельного внимания, приведу несколько примеров:

  • Организация заявок: заказ визиток, парковки, пропуска, переговорных, такси и тому прочее
  • HR – процессы: процесс рекрутинга, перевод кандидата в сотрудники и обеспечение его всем необходимым (пропуск, рабочее место, телефон и тому прочее)
  • Работа с документами: согласование и утверждение договоров, приказов и т.д.
  • Работа с бюджетами: согласование, утверждение, распределение между отделами
  • Закупка, логистика
  • И другие

Заказ визиток

Как обычно происходит заказ визиток в компании? Некий человек в компании, который отвечает за заказ визиток (обычно либо HR, либо секретарь) получает запрос от сотрудника в компании на визитки и когда накапливает достаточно большое количество запросов, отправляет их в печать внешнему подрядчику.

Сам запрос может быть в различных вариациях, обычно либо в свободной форме в письме, либо с использованием Excel – файла.

Примерно процесс можно изобразить таким образом:

clip_image002

В данном банальном процессе узким местом является собственно сам сбор запросов на визитки, потому как:

  • Велика вероятность ошибки в полученной информации (должность, отдел и т.д.), если нет проверки этой информации. Если проверка есть, то процесс проверки может быть реализован достаточно неудобно и занимать много времени у сотрудников
  • Много рутинных операций, которые отнимают много времени у сотрудника, который занимается заказом и консолидацией информацией для заказа. В связи с чем, опять же можно возрасти вероятность ошибки

Каким образом можно изменить и автоматизировать процесс с помощью SharePoint:

clip_image004

На портале SharePoint появляется универсальная форма для заказа визиток. Благодаря порталу сразу же убирается вероятность ошибки связанная с большим количеством писем с просьбой заказать визитки.

После заполнения формы – запускается рабочий процесс проверки данных и утверждения их руководителем инициатора (либо другим уполномоченным лицом). Далее все заявки консолидируются у секретаря, он делает один раз в месяц выгрузку в Office Excel и отсылает в печать. Стоит отметить, что также могут работать различные оповещения по email инициатора, тем самым делая процесс более прозрачным.

На этом все. Рутина – минимальна. Вероятность ошибки уменьшается.

Вашему вниманию небольшая демонстрация этого процесса, показательно, что данное демо я сделал на портале всего за 10 минут  Улыбка

Согласование документов

Вторым примером у меня будет процесс согласования документов. Как обычно происходит согласование документов? Инициатор начинает черновую копию и дальше запускает процесс согласования этого документа. Это может происходить с использование электронной почты, в данном случае очень велика вероятность размножения разных неупорядоченных версий, что ведет к увлечению времени затраченного сотрудниками на согласование. Может происходить с использованием файлового сервера, что зачастую также порождает различные копии и удобство работы с файловым сервером не на самом высоком уровне.

Процесс можно отобразить таким образом:

clip_image006

Как SharePoint Server 2010 позволяет этот процесс улучшить и какой эффект от использования:

  • Документ хранится на портале. Портал предоставляет встроенные возможности по ведению версионности. Также имеется встроенная пользовательская «корзина». Широкие возможности по управлению правами безопасности.
  • Появляется карточка документа, характеризующее содержимое документа
  • Создается специальный рабочий процесс согласования документа, которые формализовано проходит по всем нужным инстанциям согласования.
  • Благодаря формальному процессу, компания получает возможность более жестко контролировать ответственных по согласованию, возможность формирования отчетности по процессу для более правильного принятия решения
  • Различные механизмы оповещения, интеграция с Office Outlook и тому прочее, т.е. повышаем комфорт работы пользователя с процессом.

Процесс можно переписать примерно вот так:

clip_image008

Демонстрация простейшего процесса на SharePoint:

Отдел закупок

Все больше и больше становится популярным в последнее время автоматизация процесса закупок. С точки зрения автоматизации данного процесса важно решить такие типовые задачи:

  • Формализовать сам процесс закупок. Начиная с заявки инициатора на покупку чего-либо и заканчивая доставкой товара до инициатора
  • Уменьшить вероятность ошибки, которую может совершить как и сотрудник (оператор) отдела закупок, так и сам инициатор при заказе
  • Получить определенный бизнес – эффект. В каждой компании эффект будет каким-то своим, однако все сводится к двум основным вещам: либо экономятся деньги, либо экономится время

Как и прежде с помощью SharePoint Server 2010 мы можем автоматизировать процесс закупок с помощью:

  • Электронные формы заявок – заказа на покупку чего – либо. Формы, очевидно, могут быть достаточно «хитрыми» с различными подсказками тем самым уменьшая вероятность ошибки на этапа заказа
  • Рабочий процесс на движке SharePoint Server 2010. Который формализует движение заявки, ее утверждения у нужных ролей, которые организует все необходимые оповещения и обеспечит необходимый уровень безопасности и аудита.
  • Отчетность (благодаря формализованному процессу). Которая позволит более качественно принимать решения и анализировать текущую ситуацию (например с точки зрения попадания в бюджет)

В целом, процесс можно изобразить следующим образом:

clip_image010

Также стоит отметить такие нюансы относительно процесса:

  • Необходимо обеспечить интеграцию с учетной системой, с точки зрения SharePoint Server 2010 это могут сделать интеграционные компоненты
  • С точки зрения бизнеса, важно отлеживать бюджет и не выбиваться из него
  • Решается задача «выбора правильного оборудования»
  • Может появиться эффект экономии, поскольку происходит консолидация договоров и поставщиков и появляются скидки

·На этом все. Если есть вопросы – всегда добро пожаловать.

Метки:: , ,

Ваш отзыв